Til fysioterapeuter
Telefonpasning til fysioterapeuter, mens I har hænderne på en patient.
I kan ikke tage telefonen midt i en behandling. Phonomia svarer i stedet. Assistenten booker patienten ind i jeres kalender, tager imod beskeder og markerer det, der haster. I beholder klinikkens eget nummer.
Opkaldene
Det ringer patienterne typisk om
På en klinik ringer telefonen, mens I behandler. Det er tit de samme slags opkald, og de fleste kan klares uden jer:
- En ny patient vil have en første tid.
- En patient vil flytte eller aflyse en tid, de har.
- Praktiske spørgsmål, fx om man skal have en henvisning, hvad en behandling koster, eller hvor man parkerer.
- Noget haster, og patienten vil gerne ringes op i dag.
- Leverandører, sælgere og samarbejdspartnere, der vil tale med en bestemt behandler.
Når ingen tager telefonen, ringer en ny patient måske til den næste klinik. Med Phonomia bliver der altid svaret, og I kan se hvert opkald, når I har en pause.
Sådan foregår det
Når en ny patient ringer
Sådan går et opkald typisk, når klinikken har sat sine behandlinger op i Phonomia:
- Assistenten siger klinikkens navn, sit eget navn, og at den er klinikkens digitale assistent.
- Patienten siger, at de gerne vil have en tid. Assistenten spørger, hvilken behandling det drejer sig om, ud fra de behandlinger I har skrevet ind.
- Den spørger om det, I har bedt den om, fx om patienten har en henvisning.
- Den tilbyder ledige tider, hvor der er plads til hele behandlingen, og patienten vælger en.
- Den får navn og telefonnummer, gentager tiden og siger tak. Aftalen ligger i kalenderen, og I kan se opkaldet i Phonomia.
Booking og beskeder
Kun tider, klinikken faktisk har
I bestemmer behandlingerne. I skriver selv jeres behandlinger ind, fx første konsultation, opfølgning eller træning, og hvor lang tid hver tager. Assistenten tilbyder kun tider inden for jeres åbningstider, hvor der er plads til hele behandlingen.
Jeres kalender. Aftalerne ligger i Phonomias egen kalender, eller i jeres Google Kalender, hvis I forbinder den. Så tilbyder assistenten kun tider, hvor I er ledige dér. Phonomia kan i dag ikke kobles direkte på et klinik-bookingsystem.
Svar ud fra jeres egne ord. I skriver svarene på de spørgsmål, patienterne tit stiller, fx om henvisning, priser og parkering. Assistenten svarer kun ud fra det, I har skrevet. Ved den ikke svaret, noterer den spørgsmålet, så I kan ringe tilbage.
Beskeder og hastesager. Vil patienten ikke booke, tager assistenten en besked. Haster det, eller vil patienten have en tid i dag, booker den ikke. Den markerer opkaldet "Haster: ring op", så I kan se det med det samme.
Phonomias egen kalender. Billedet er fra et demofirma.
Helbred og data
Assistenten spørger ikke om helbred
Assistenten spørger kun om det, der skal til for at booke: navn, telefonnummer og hvilken behandling det drejer sig om. Den spørger ikke om helbred, medmindre I selv skriver, at den skal.
Fortæller patienten selv om sine gener, står det i samtalens tekst, som I kan se i Phonomia. Der gemmes kun tekst, ingen lydoptagelser. I vælger selv, om opkald gemmes i 3, 6, 12 eller 24 måneder, og hver klinik ser kun sine egne opkald. Der følger en databehandleraftale med.
Pris
Én fast pris
Phonomia koster 749 kr. om måneden ekskl. moms, og alt er med. Prisen dækker op til 200 opkald om måneden, dog højst 500 minutter. I kan altid se, hvor meget I har brugt, i appen. Er det hele brugt, tager en almindelig telefonsvarer imod beskederne resten af måneden, så intet opkald går tabt. I kan også købe ekstra minutter: 100 minutter for 179 kr. eller 250 minutter for 400 kr. ekskl. moms.
De første 10 firmaer får 1 måned gratis. Derefter er de første 14 dage gratis. Der er ingen binding, og I opsiger til udgangen af måneden. I beholder klinikkens nummer og slår viderestilling til, som I betaler til jeres eget teleselskab.
Spørgsmål
Det spørger fysioterapeuter tit om
Kan assistenten svare på, om man skal have en henvisning?
Ja, hvis I har skrevet svaret ind. Assistenten svarer kun ud fra det, I selv har skrevet under spørgsmål og svar. Står svaret ikke der, gætter den ikke. Den noterer spørgsmålet, så I kan ringe tilbage.
Kan den give priser på behandlinger?
Den siger kun det, I selv har skrevet. Skriver I jeres priser ind som svar på et spørgsmål, kan den svare på dem. Den finder aldrig selv på en pris og lover aldrig noget, I ikke har skrevet.
Kan den sortere de opkald, der haster?
Ja. Vil patienten have en tid i dag, eller siger de, at det haster, booker den ikke en almindelig tid. Den tager en besked og markerer opkaldet "Haster: ring op", så I kan ringe tilbage, når I har en pause.
Hvad hvis patienten vil tale med en bestemt behandler?
Assistenten kan ikke stille om. Den tager imod beskeden og giver den videre til den behandler, patienten spørger efter, så vedkommende kan ringe tilbage.
Skal klinikken have et nyt telefonnummer?
Nej. I beholder jeres nummer og slår viderestilling til. Telefonen ringer først hos jer. Tager I den ikke, eller er I optaget, går opkaldet videre til assistenten. Patienterne ringer, som de plejer.
Tag telefonen. Også når I ikke kan.
Vi åbner meget snart. Skriv jer op, så giver vi besked.